Projektplan Excel

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Projektplanung - Tipps zu Vorgehen

Ein Projekt steht und fällt mit der richtigen Planung. Im letzten Teil der Einführungsserie in das Projektmanagement erfahren Sie, wie Sie ein Projekt zielgerichtet planen und welche Techniken und Hilfsmitteln Ihnen dafür zur Verfügung stehen. Einer der wesentlichen Punkte dabei ist es, einen Projektplan zu erstellen. Die einfachste Variante ist dabei unseren Excel Projektplan zu verwenden. 

Unter Projektplanung versteht man die systematische Informationsgewinnung über den künftigen Ablauf des Projekts und die gedankliche Vorwegnahme des notwendigen Handelns im Projekt. Grundsätzlich steht und fällt erfolgreiche Projektarbeit mit der sorgfältigen, zielgerichteten Planung. Es gibt das geflügelte Wort: "Wenn Sie beim Planen versagen, planen Sie Ihr Versagen". Der Projektplan legt die Sollvorgaben fest, anhand derer später die Projektüberwachung und -steuerung den Soll/Ist-Vergleich macht, Abweichungen erkennt und Korrekturmassnahmen einleitet.

Planen bedeutet unter anderem, auf Erfahrungen zurückzugreifen. Gerade das aber ist bei neuen Projekten nur bedingt möglich. Die Gefahr, Fehler zu machen, ist gross. Eine besonders gründliche Vorgehensweise wird daher nötig. Es empfiehlt sich, folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Definieren Sie das Projektziel genau (Hauptziele und Nebenziele)
• Erstellen Sie Unterlagen (Excel Vorlagen), in denen das Projekt genau analysiert wird (logische Abläufe)
• Planen Sie dynamisch (Unterlagen iterativ auf den neuesten Stand bringen, Erkenntnisse, Änderungen, Auswirkungen mit einbeziehen)

Bei der Gliederung von Projekten existieren zwei Gliederungsmöglichkeiten: Die Top-Down-Methode und die Bottom-Up-Methode. Je nach Projektart und bereits begonnener Planung sollte sich der Verantwortliche für eine der beiden Techniken entscheiden.

Top-Down-Methode

Bei dieser Methode beginnt der Projektplaner mit der Grobplanung (Top = Oben). Anschließend wird jeder Teilpunkt der Grobplanung weiter unterteilt, bis am Ende die einzelnen Vorgänge (Down = nach unten) stehen. Hier schafft der Planer zuerst das Gliederungsgerüst, das er anschliessend mit Vorgängen füllt.

Bottom-Up-Methode

Diese Methode funktioniert genau umgekehrt, also von unten nach oben. Sie ist sinnvoll, wenn bereits alle oder fast alle Einzelvorgänge als ungeordnete Liste bekannt und vorhanden sind. Hier muss der Verantwortliche dann nur noch eine Gliederungsstruktur für den Ablauf der Vorgänge suchen. Das Gliederungsgerüst entsteht aus den einzelnen vorhandenen Vorgängen. Häufig sind weitere Zusatzgliederungen notwendig, etwa nach Abteilungen, Kostenstellen oder Produktarten.

Meilensteine

Der Projektleiter definiert Meilensteine. Das sind Ereignisse, die die Grundlage für Entscheidungen bilden. Im Projektplan werden Meilensteine als Freigabetermine an das Ende der entsprechenden Projektphase gesetzt. Diesbezüglich können Sie ebenfalls unsere Excel Meilensteinplan Vorlage verwenden.

Chronologisches Vorgehen

• Projektgegenstand wird bestimmt. Hintergründe und Ausgangssituation werden abgeklärt Projektdefinition
• Definition der Projektziele im Projektauftrag
• Abklären der organisatorischen Rahmenbedingungen Projektorganisation

 Grobplanung

• Zerlegung des Gesamtprojektes in Arbeitspakete und Beschreibung von Aufgabeninhalt und Umfang Projektstrukturplan (Gantt-Diagramm Zeitplan)
• Festlegung, wer wie an welchen Arbeitspaketen beteiligt ist (Ressourcenplanung)
• Schätzung und Abstimmung der Kapazität Kosten- und Kapazitätsplan (Projektablaufplan)
• Definition und Terminierung von Projekt-Zwischenergebnissen Meilensteinplan
• Beurteilung und Bewertung der Risiken
• Revision der Planung Risiken und Konsequenzen
• Organisieren und Einrichten der Projektinformation und -dokumentation Informationswesen

 Feinplanung / Detailplanung / Projektzeitplan

• Zerlegung der Arbeitspakete in Aktivitäten und Verteilung an die Beteiligten Aktivitätenliste
• Ermittlung der erforderlichen Kapazität und der Dauer der Aktivitäten Kapazitätenplan
• Analyse der Abhängigkeiten Ablaufstruktur
• Ermittlung wesentlicher/kritischer Aktivitäten und Definition der Arbeitsziele
• Interner Meilensteinplan
• Kalkulation/Festlegung erforderlicher Kosten je Aktivität Kostenplan

 Steuerung/Überwachung

• Planung der Kontrollmethodik (Kontrollparameter, Kontrollform) Rückmeldewesen
• Information über ungeplante Ereignisse Änderungsmitteilung
• Sammlung und Darstellung der vereinbarten Informationen 
• Soll-Ist-Vergleich Abweichungs-/Trendanalysen
• Einleitung und Überprüfung von Steuerungsmassnahmen
• Meilensteinpräsentation/Projektergebnispräsentation 
• Abnahme/Freigabe